Дигитализацията на държавните архиви е само един процент

Паметта на всеки народ се пази най-добре в нейните архиви. У нас - едва един процент от Държавния архив е дигитализиран. Към днешна дата само с още един процент повече са копираните документи в Научния архив на БАН. В същото време, хартиените оригинали не се съхраняват правилно и в повечето институции документите са застрашени от унищожение.

Дигитализират се първо най-старите документи до достигане на най-новите. По време на процеса се вписват метаданни. Дигиталните копия се качват на сайта на архива.

Последните документи са от преди 20 г., тъй като 20-годишен е срокът, съгласно българския архивен закон, в който документите се съхраняват вътре в институциите. След това предстои да се предадат на държавните архиви, обяснява доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

Архивите на науката са разделени от тези на институциите. Научният архив на БАН е самостоятелно специализирано звено, независимо от Държавна агенция „Архиви”. В него се съхраняват книжата на 70 института и лаборатории на БАН и лични колекции.

Документи се дигитализират от две години.

Архивът е около 100 кубически метра. 2 - 3% сме успели досега да дигитализираме. Пред Вас е един лист от богослужебна книга, която е била писана през 11 век. Това е най-старият ни документ, в света имаше само едни киевски листи, не знам доколко вече ги има след катастрофата, военната, която е в момента. Надявам се да са положени грижи за съхранение, но на практика в България и в Киев се пазят единствените документи от 11 век на кирилица. Това е така наречената „царска колекция“. С оригинални писма на чужди държавни глави до цар Фердинанд Сакскобурготски. Те не са издадени. Ето, това е от Виена, 1900г., някой е писал от там до царя. Ние притежаваме оригинала на първото завещание на Иван Вазов, казва проф. Лизбет Любенова – директор на Научния архив на БАН.

Голяма част от документите в архивите не могат да бъдат дигитализирани, защото съдържат лични данни.

По-голямата част от документите от края на 20 век, втората половина на 20 век трудно може да бъдат дигитализирани. Там могат да бъдат дигитализирани например протоколи от заседания да кажем на МС, казва доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

И още една спънка за дигитализацията – остарели компютърни системи в институциите и слаба защита.

Има проблем и с носителите. Ние използваме нашите компютри, външна памет, нямаме стабилен сървър, на който да качваме всичко. Най-ценните документи се съхраняват в БНБ. Имаме там два сейфа, където се пазят застрахователни копия. Дори да се атакуват компютрите няма никакъв проблем в това отношение... По две копия правим, казва проф. Лизбет Любенова – директор на Научния архив на БАН.

При хакерска атака Държавна агенция „Архиви” е задължена да сигнализира до Министерството на електронното управление и съвместно да реагират. От Министерството не пожелаха да коментират темата.

Последните години имаше такива опити. Бяха поражения не върху дигиталния масив, а върху сайта, които бяха лесно възстановими. През последните месеци, министерството с няколко свои писма до всички държавни институции ни задължи да завишим мерките по информационната сигурност и ние сме направили това. Периодична смяна на паролите на служителите, филтър на имейлите, които стигат до нас и т.н. Преди 2 години ние предприехме мерки , така че резервирахме на 100% дигиталния масив. В друго населено място, извън основното място, в което се произвеждат документите. Това е принцип в архивистиката. Ние предвиждаме едно облачно съхранение на тези данни. В процес на работа е и това трябва да приключи до септември следващата година, казва доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

От Държавния архив обясняват бавния процес по дигитализация с липса на пари. Годишният бюджет на агенцията е малко над 8 млн. лв.

Около 80% отиват за заплати, около 5 млн. останалото е всичко останало, най-вече издръжка. Другата възможност е ОП „Добро управление“, по която сме бенефициент, там работим по един голям проект за електронно архивиране, на стойност 6 млн. Разполагаме с два букскенера, които са разположени в София и с 4 станции за фотографско заснемане. Агенцията е бенефициент по Плана за възстановяване. Там трябва да получим техника за дигитализация и за реставрация, и прахоулавяне, но както всички други, и ние сме в листата на чакащите. Първоначално бяха предвидени около 1 млн. и 700 хил. След това бяха намалени на около 1 млн. и половина. Тези пари ще ни стигнат за още два букскенера и за още три фотографски станции, казва доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

Заради липса на пари, бавно става дигитализацията и в Научния архив на БАН. Тук използват само един букскенер. Разчитат основно на спонсори, дарители и читатели. От държавния бюджет архивът получава средства, които стигат за заплати и субсидия от близо 30 000 лв. годишно за участия в конференции, изложби и документални издания.

Двайсетина души ги умножете месечно по 650 лв. Така че ние не струваме много на бюджета. Един букскенер струва 30 хиляди, не най-мoдерният, но такъв, който да върши работа, допълва проф. Лизбет Любенова – директор на Научния архив на БАН.

БНТ: Колко са Ви необходими?

Поне още два. Да станат три с този.

С процеса на дигитализация ние се опитваме да удължим живота на тези документи, защото намаляваме до минимум тяхното физическо използване. След дигитализация се използват дигиталните копия, казва казва доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

И докато дигитализацията се бави, хиляди документи може да бъдат загубени, заради неправилно съхранение в институциите.

Това се отнася както за дигиталните масиви, така и за хартиените масиви. Това са помещения с висока влажност, помещения, през които минават каквито и да било тръби и връзки, помещения, които има условия за токови удари. Има документи с мъхове и плесени, които постъпват при нас. На не малко места продължава разбирането за архивите като място за стари вещи или по таваните или по мазетата, казва казва доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

БНТ: Министерства има ли такива, които съхраняват по този начин?

Има, да.

БНТ: Например?

Не се ангажирам с конкретни примери.

БНТ: Общини има ли?

Общини много.

От Агенцията са налагали санкции на институциите, но повечето наказателни постановления са паднали в съда.

До 5000 лв. са глобите, но Вие сами разбирате, че загубата на документи, те няма как да бъдат оценени, защото те са в единичен екземпляр или в копие и тяхната загуба е безценна, казва казва доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

Неподходящи са условията за съхранение дори в архивите. Научният архив на БАН пази хиляди документи в подземие, между тръби за парно и висящи кабели, по които тече ток. Част от книжата са увредени след наводнения.

Имаше спукване на тръби. Сградата не е пригодена за тази цел, но щетите са минимизирани, защото наводнението е било малко. Не е загубено нищо, просто част от документите вече са в по-нелицеприятен вид. Тоест трябва да минат през реставрация, казва проф. Лизбет Любенова – директор на Научния архив на БАН.

През последните 4 години реставрация не е възможна, защото покривът в стаята е паднал. Тази година предстои ремонт там. Директорът на архива обяснява лошите условия с липса на пари.

Последното ни пето хранилище, което е изнесено извън сградата на Академията вече е препълнено и предстои ремонт, за да може ние да поемаме нови и нови масиви, казва проф. Лизбет Любенова – директор на Научния архив на БАН.

БНТ: Тоест няма и място, където да се съхраняват?

Вече няма и място, където да се съхраняват. Трябва да си намерим спонсори, които да откликнат и да ремонтират... Хранилищата, площта е около 400 квадратни метра, които би стигнало за следващите 10 години. Дори Централния Държавен архив, Държавна агенция „Архиви“, няма хранилища, които са построени само за такава цел с всички модерни изисквания, климатични инсталации, прахоуловители. Има случаи на погубване на архиви в пожари, като архива в Сараево … от нас сме се постарали да гарантираме най-малкото пожарната безопасност на нашето архивохранилище, казва доц. д-р Михаил Груев – директор на Държавна агенция „Архиви”.

Попитахме Министерството на образованието и науката знае ли как се съхраняват архивите на Академията. От там ни отговориха, че БАН не е подчинена на министерството и поради тази причина МОН няма как да се включи в решаването на този казус”.

Проф. Лизбет Любенова: Ние сме към шапката на МОН. Това е национално богатство. Това не са архиви само на БАН.

Доц. Груев: За съжаление ние българите се оказва, че сме лоши пазители на нашата историческа памет. Тук постъпват и много частни архиви, т.е. архиви на значими за историята личности и се оказва, че отделни семейства са могли да пазят документите на своите близки 100, 200 или повече години, докато държавните институции не могат да организират надеждното им съхранение за 20 години, колкото е изискване в закона срок.

Според директора на Държавна агенция „Архиви” са нужни промени в Закона за националния архивен фонд, с които да се засили контролът по условията на съхранение на документите.

Гледайте още теми от "Говори сега"